Portal - Ezdrowie

Komunikat skierowany jest do podmiotów realizujących zadania wynikające ze zobowiązań związanych z uzyskaniem wsparcia finansowego w ramach Krajowego Planu Odbudowy (KPO).

Przygotowaliśmy dokumentację o trybach i formach zwiększenia odsetku sprawozdanych kart informacyjnych z leczenia szpitalnego w celu realizacji zobowiązań konkursu organizowanego przez Ministerstwo Zdrowia.

Jednostka zakwalifikowana w konkursie, w celu wypełnienia obowiązku sprawozdawczego polegającego na osiągnięciu 95% zaindeksowanych dokumentów z zakresu kart informacyjnych z leczenia szpitalnego (oraz zapewniania ich dostępności online) za okres od 1-01-2023 do 31-12-2025, może:

1. W przypadku gdy placówka ma dokumenty EDM, które nie są zaindeksowane:

1.1. Podmiot leczniczy raportuje zdarzenie medyczne, a następnie przekazuje indeks EDM do systemu P1.

Centrum e-Zdrowia umożliwi zaraportowanie danych historycznych w działaniu zdarzeń medycznych w zakresie hospitalizacji w latach 2023–2025 oraz zaindeksowanie powiązanej dokumentacji EDM (kart informacyjnych z leczenia szpitalnego).

1.2. Podmiot leczniczy raportuje indeks dokumentu bez przekazania zdarzenia medycznego.

Centrum e-Zdrowia wprowadzi wymagane modyfikacje w działaniu systemu (grudzień 2025), które umożliwią zapisanie indeksu dokumentu dla karty informacyjnej z leczenia szpitalnego od roku 2023, bez wskazania zdarzenia medycznego dotyczącego hospitalizacji, dla której przekazano indeks elektronicznej dokumentacji medycznej.

2. W przypadku gdy placówka posiada dokumentację medyczną w postaci papierowej:

2.1 Podmiot leczniczy wykonuje digitalizację kart informacyjnych z leczenia szpitalnego w oparciu o standard szablonu opublikowanego na stronach Centrum e-Zdrowia, a następnie zapisuje dokument powstały w wyniku digitalizacji we własnym repozytorium oraz przekazuje indeks zdigitalizowanego dokumentu do systemu P1.

Przekazanie indeksu może nastąpić zgodnie z regułami z pkt 1.1 oraz 1.2,czyli ze wskazaniem kontekstu zdarzenia medycznego lub bez wskazania zdarzenia medycznego, którego dotyczy wytworzona dokumentacja.

2.2 Podmiot leczniczy wykonuje digitalizację kart informacyjnych z leczenia szpitalnego w oparciu o standard szablonu opublikowanego na stronie ezdrowie.gov.pl, a następnie zapisuje dokument powstały w wyniku digitalizacji w Repozytorium Danych Medycznych (RDM). Wraz z zapisaniem dokumentu w RDM zostanie utworzony indeks dokumentu w systemie P1.

2.3 Podmiot leczniczy digitalizuje kartę informacyjną z leczenia szpitalnego za pośrednictwem aplikacji dostępnej w ramach gabinet.gov.pl. Dokument zostaje zapisany w Repozytorium Danych Medycznych, wywołując utworzenie indeksu dokumentu w systemie P1. Wymaga się, aby pracownik jednostki miał uprawnienia w gabinet.gov.pl, dysponował skanem dokumentu papierowego oraz podpisem elektronicznym.

Digitalizacja dokumentacji medycznej następuje na podstawie art. 13b ustawy z dnia 28 kwietnia 2011 r. o systemie informacji w ochronie zdrowia.

3. W przypadku gdy placówka wydała wydruk karty informacyjnej pacjentowi oraz dane w systemie HIS dotyczące hospitalizacji pacjenta nie uległy zmianie w stosunku do danych, na podstawie których został wygenerowany wydruk karty informacyjnej:

3.1 Podmiot leczniczy generuje dokument karty informacyjnej leczenia szpitalnego w postaci EDM, podpisuje przez osobę uprawnioną, a następnie korzysta z opcji 1.1 lub 1.2.

Sposoby raportowania dokumentacji medycznej opisane w postaci tabelarycznej dotyczącej kart informacyjnych z leczenia szpitalnego do Centrum e-Zdrowia na potrzeby realizacji wskaźnika D18G.R1

Sposób raportowania	Gdzie powstaje dokument?	Gdzie jest przechowywany?	Co trafia do P1?	Opis
Raportowanie podpisanych cyfrowo kart informacyjnych z leczenia szpitalnego
1.1	System usługodawcy	Repozytorium lokalne	Zdarzenie Medyczne + Indeks EDM	Dokument pozostaje w lokalnym repozytorium. Do P1 trafia zdarzenie medyczne z indeksem EDM.
1.2	System usługodawcy	Repozytorium lokalne	Indeks EDM	Dokument pozostaje w lokalnym repozytorium. Do P1 trafia tylko indeks EDM.
Digitalizacja z zastosowaniem szablonu digitalizowanej karty informacyjnej z leczenia szpitalnego, opracowanego przez CeZ
2.1	System usługodawcy z wykorzystaniem szablonu HL7 CDA  digitalizowanej karty informacyjnej z leczenia szpitalnego	Repozytorium lokalne	Indeks EDM lub zdarzenie medyczne + indeks EDM	Zdigitalizowany dokument pozostaje w lokalnym repozytorium. Do P1 trafia tylko indeks  EDM. Dokument tworzony wg szablonu CeZ.
2.2	System usługodawcy z wykorzystaniem szablonu Hl7 CDA digitalizowanej karty informacyjnej z leczenia szpitalnego	Repozytorium Danych Medycznych (RDM)	Dokument EDM, zostaje utworzony indeks w P1	Zdigitalizowany dokument powstaje lokalnie,  przechowywany jest w RDM. Dokument tworzony wg szablonu CeZ.
2.3	gabinet.gov.pl	Repozytorium Danych Medycznych (RDM)	Dokument EDM, zostaje utworzony indeks w P1	Dokument jest digitalizowany bezpośrednio w gabinet.gov.pl, przechowywany jest w RDM. Dokument tworzony wg szablonu CeZ.

Kryterium oceny raportowania kart informacyjnych z leczenia szpitalnego

Zakres oceny:

Szpitale będą oceniane pod kątem stopnia indeksacji kart informacyjnych z leczenia szpitalnego w postaci elektronicznej w systemie P1 (z możliwością umieszczenia zdigitalizowanej dokumentacji papierowej w repozytorium danych medycznych prowadzonym przez Centrum e-Zdrowia).

Okres sprawozdawczości objęty oceną: Od 1 stycznia 2023 r. do 31 grudnia 2025 r. oraz w 3-letnim okresie trwałości projektu.

Minimalna wartość: 95% zaindeksowanych kart informacyjnych z leczenia szpitalnego.

Sposób wyliczenia:

Wyliczenie bazuje na stosunku liczby zaindeksowanych kart informacyjnych z leczenia szpitalnego dostępnych online i przekazanych do systemu P1 do liczby hospitalizacji w latach 2023–2025 na podstawie danych sprawozdanych do NFZ.

Do wartości wskaźnika wliczane są wszystkie hospitalizacje danego szpitala finansowane ze środków NFZ – nie tylko hospitalizacje realizowane na podstawie kontraktów w ramach sieci szpitali PSZ.

Mechanizm weryfikacji:

Szpital zobowiązany jest wystawić i przekazać dokument potwierdzający, że co najmniej 95% kart informacyjnych z leczenia szpitalnego za wskazany okres zostało:

• zaindeksowanych w systemie P1 lub

• umieszczonych w repozytorium Centrum e-Zdrowia (w przypadku digitalizacji dokumentacji papierowej).

Pytania i odpowiedzi

Dodatkowo publikujemy odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania.

1. Jakie hospitalizacje zostały wzięte pod uwagę?

W wyliczeniach uwzględnione zostaną zarówno świadczenia typu leczenie jednego dnia, jak i pobyt na oddziale szpitalnym, jeśli zostały sprawozdane do NFZ z numerem księgi głównej lub została wytworzona karta informacyjna dla pacjenta.

2. Czy w przypadku braku wystawienia karty z uwagi na brak zakończenia cyklu leczenia zostanie to odzwierciedlone we wskaźniku?

Nie. Niezakończone cykle leczenia, bez wystawionej karty informacyjnej z leczenia szpitalnego, nie będą brane pod uwagę przy obliczaniu wskaźnika.

3. W jaki sposób placówka może monitorować postępy w wypełnieniu obowiązku lub osiągnięciu minimum?

Niezależnie od informacji posiadanych przez placówki, Centrum e-Zdrowia planuje udostępniać szpitalom cykliczne raporty o obecnym stopniu zaraportowania kart informacyjnych z leczenia szpitalnego.

4. Mam w systemie szpitalnym dokument karty informacyjnej z leczenia szpitalnego. Czy mogę podpisać ten dokument i przesłać informacje o nim?

Tak dokument może zostać podpisany.

Jeżeli system teleinformatyczny, w którym jest prowadzona dokumentacja, zapewnia w szczególności:

• integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed zmianami, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach udokumentowanych procedur

• identyfikację osoby sporządzającej dokumentację oraz wprowadzającej wpis lub inną zmianę i zakresu zmian w dokumentacji lub metadanych

• informację o czasie sporządzenia dokumentacji oraz dokonania wpisu lub innej zmiany

taki dokument może zostać podpisany. Dokument wcześniej wygenerowany z systemu do postaci papierowej zostaje uznany za jego wydruk.

5. Kto może podpisać taką dokumentacje w przypadku nieobecności lekarza?

Osobą, która może podpisać kartę jest lekarz kierujący oddziałem albo lekarz przez niego upoważniony.

6. Do kiedy szpitale mają czas na realizację wskaźnika 95%?

Szpitale mają czas na realizację wszystkich zadań zaplanowanych w ramach przedsięwzięcia, w tym również na osiągnięcie wskaźnika 95%, do 31 maja 2026 r. Jest to termin maksymalny. Termin obowiązujący dany szpital wynika ze złożonego przez szpital wniosku o objęcie przedsięwzięcia wsparciem (szpitale mogły w nim wpisać krótszy termin realizacji).

Centrum e-Zdrowie przypomina o wprowadzaniu rozwiązania umożliwiającego przekazywanie indeksu elektronicznej dokumentacji medycznej bez referencji do zdarzenia medycznego, w kontekście którego dokument został wytworzony. Obecna konfiguracja systemu P1 pozwala realizować obowiązek dotyczący dostarczania indeksów kart informacyjnych z leczenia szpitalnego od 1.01.2023 roku dla jednostek objętych dofinansowaniem Ministerstwa Zdrowia. Stosowna komunikacja została przesłana na adres e-mail wskazany we wnioskach o dofinansowanie.

Więcej informacji dotyczących konkursu dostępnych jest na stronach Ministerstwa Zdrowia.